Notwendiges Übel Buchhaltung

Schafft man es denn wirklich, seine Erklärungen pünktlich einzureichen, holt sich das Finanzamt „nur“ seine Steuern – ist sie nicht rechtzeitig fertig, setzt das Finanzamt hohe Säumniszuschläge fest und schätzt das Steueraufkommen.

Die Steuerberatung, die eigentlich Dein Partner ist, wird dann ganz schnell sehr unbequem und verlangt ständig nach Belege, um diese zu buchen und um für Dich Deine steuerlichen Pflichten zu erfüllen. In der Kommunikation mit der Steuerberatung gibt es nicht selten Missverständnisse – und zum Schluss kommt, was kommen musste: Neben dem Finanzamt will auch noch Deine Steuerberatung Geld von Dir.

Nun sind wir nahtlos von der Buchhaltung zur Steuer gekommen und hätten somit das oben angerissene Vorurteil erfüllt. Wer nun hofft, mit diesem Artikel seine Buchhaltung über Bord werfen zu können, muss ich leider enttäuschen – um Steuer und Buchhaltung führt kein Weg herum. Es gibt jedoch Mittel und Wege, es möglichst angenehm zu gestalten und dazu noch zusätzlichen Nutzen daraus zu ziehen. Denn wenn wir uns die Arbeit schon machen müssen, wollen wir auch möglichst viel davon haben.

Du solltest Dir von Beginn an darüber klarwerden, dass die Buchhaltung eines Deiner wichtigsten Controlling-Instrumente ist. Das Controlling erlaubt Dir, Deinen Betrieb gezielt zu steuern. Anders formuliert: Woher sollst Du wissen, wohin Du willst, wenn Du nicht weißt, woher Du kommst? Oder noch anders: Wäre es nicht schön, jeden Tag ganz genau zu wissen, wie viel Geld Dir zur Verfügung steht?

Im Grunde ist die Buchhaltung eine redundante Aufgabe, die sich hervorragend eignet, um sie in großen Teilen zu digitalisieren und zu automatisieren. Es gibt eine Reihe Anbieter, online wie offline, die eine nahezu voll-automatisierte Buchhaltung bieten, auch für die doppelte Buchführung und die Bilanzierung. Das nächste Problem: Es gibt so viele davon, dass Du als Gründer*in keine Ahnung hast, welches Programm für Dich geeignet ist.

Deine Steuerberatung wiederum wird Dich informieren, dass sie ausschließlich mit DATEV bucht, denn gefühlte 99,9% aller deutschen Steuerberatungen arbeiten mit DATEV. Die Cloud-Lösung von DATEV ist, wir formulieren es mal vorsichtig, eher auf die Kenntnisse geübter Buchhalter*innen zugeschnitten, als auf die unerfahrener Gründer*innen. Dennoch ist der Dreh- und Angelpunkt Deine Steuerberatung. Es ist wenig zweckdienlich, mit einem Programm zu arbeiten, dass diese nicht unterstützt.

Glücklicherweise gibt es Programme, die sich wunderbar zu DATEV exportieren lassen. Sie erlauben Dir, Deine Buchhaltung soweit vorzubereiten, dass Du die Steuerberatung nur für wenige Schlussbuchungen oder die Steuererklärung benötigst. Sogar die Umsatzsteuervoranmeldung kannst Du selbständig einreichen. Deine Daten exportierst Du ganz einfach über eine Schnittstelle zu DATEV – und schon ist auch Deine Steuerberatung glücklich.

In der Theorie ist das auch alles ganz einfach. Du musst nur das zu Dir passende Programm finden, es installieren, Deine Arbeitsprozesse festlegen und mit der Steuerberatung vereinbaren, wie die Übergabe erfolgt und wer welche Arbeiten ausführt. Soweit die Theorie! Die Theorie ist aber von der Praxis oft so weit entfernt, wie der berühmte Schuhkarton mit ungeordneten Belegen von der Digitalisierung.

Dieser Schuhkarton ist nämlich häufig ein langjähriger Begleiter von jungen Kleinunternehmen und Freelancern. Dabei musst Du Dir vor Augen führen: je schlechter Dein Input ist, desto schlechter ist der Output der Steuerberatung. Die Belege, die Du nicht ordnest (weil Du nicht weißt, wie es geht oder weil Du schlicht und ergreifend zu faul bist) ordnet dann die Steuerberatung. Diese Leistung bezahlst natürlich Du und nicht selten werden für derartige Tätigkeiten 80 Euro und mehr je Stunde abgerechnet.

… Du stellst eine Haushaltshilfe ein, weil Du vor Arbeit nicht mehr zum Putzen kommst. Erstmal: Herzlichen Glückwunsch! Wenn Du Deine Wohnung oder Dein Haus allerdings wie ein Schlachtfeld hinterlässt, wird die Haushaltshilfe erstmal alles hochstellen müssen, um durchzuwischen. Wenn Du das vorher erledigst, und zwar am besten immer wieder nebenbei statt kurz bevor Deine Hilfe kommt, wird es deutlich günstiger für Dich – und Du findest vermutlich sogar das Ein oder Andere verloren geglaubte wieder

Es lohnt sich also, dass Du Dich von Beginn an mit der Buchhaltung beschäftigst und einen Prozess aufsetzt, der Deinem Geschäftsmodell und Deinen Ressourcen gerecht wird. Die Buchhaltung solltest Du nicht als lästige Pflicht ansehen, sondern als ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung begreifen. Wie willst du sonst wissen, ob Du Dir einen neuen Wagen oder ein repräsentativeres Büro leisten kannst? Jeder, dessen Buchhaltung nicht up-to-date ist, stochert im Nebel.

Möchtest Du wirklich Deinen unternehmerischen Erfolg von groben Schätzungen aus einer Pappkiste abhängig machen – zumal Du die Arbeit, die Du jetzt liegen lässt, ja Ende des Jahres ohnehin erledigen musst? Na also. Also nimm den Vorteil einfach mit, such Dir ein Programm, dass zu Dir passt und los!

Wir unterstützen Dich gerne bei grundlegenden strategischen und operativen Fragen – sei es vor oder nach der Gründung. Du kannst gerne eine kostenfreie Kurzberatung bei uns buchen oder unverbindlich an einer unserer Fragerunden teilnehmen.

Wir empfehlen an dieser Stelle absichtlich keine Software-Lösung. Zum Einen ist es uns sehr wichtig, neutral und unabhängig beraten zu können (was wir nicht könnten, wenn wir einzelne Anbieter präferieren würden). Zum anderen sind die Ansprüche an ein Buchungssystem (und auch das Angebot am Markt) so unterschiedlich, dass es unmöglich ist, ohne eine fundierte Analyse Deiner Anforderungen eine Aussage zu treffen. Dennoch kennen wir natürlich die Produkte am Markt und ihre Vor- und Nachteile. Sprechen wir darüber!

Wenn Du Hilfe brauchst, buch einfach eine kostenlose Kurzberatung oder nimm an einer unserer regelmäßigen Fragerunden teil. Wir freuen uns auf Dich!